E-Mail-Fehler-Analyse

Die häufigsten Ursachen:

• Die E-Mail-Adresse ist falsch geschrieben oder existiert nicht mehr
• Das Postfach des Empfängers ist voll
• Ihre E-Mail oder der Anhang ist zu groß
• Ihr E-Mail-Server steht auf einer Sperrliste (Blacklist)
• Die Sicherheitsprüfung (SPF, DKIM, DMARC) ist fehlgeschlagen

Dieses Tool analysiert die Fehlermeldung und nennt Ihnen die genaue Ursache.

Der Fehlercode 5.1.1 bedeutet, dass die angegebene E-Mail-Adresse beim Empfänger-Server nicht existiert. Das ist einer der häufigsten Bounce-Gründe – die Adresse ist falsch geschrieben, wurde gelöscht oder existierte nie.

Prüfen Sie die Empfängeradresse auf Tippfehler, insbesondere bei Domain und Benutzername. Wenn die Adresse korrekt ist, wenden Sie sich an den Empfänger über einen anderen Kanal, um die aktuelle E-Mail-Adresse zu klären.

Fehlercodes der Klasse 5.7.x weisen auf Authentifizierungs- oder Berechtigungsprobleme hin. 5.7.1 bedeutet in der Regel, dass der empfangende Server die E-Mail aufgrund einer Policy-Verletzung ablehnt – etwa wegen eines fehlenden oder fehlerhaften SPF-Records. 5.7.25 deutet auf einen fehlenden oder nicht passenden PTR-Record hin.

Prüfen Sie in beiden Fällen die DNS-Einträge Ihrer Domain: SPF, DMARC und DKIM sowie den PTR-Record der sendenden IP-Adresse.

Der SMTP-Fehlercode gibt einen ersten Hinweis. Codes wie 5.1.1 (Adresse nicht gefunden) oder 5.2.2 (Postfach voll) liegen beim Empfänger. Codes wie 5.7.1, 5.7.25 oder Hinweise auf SPF/DKIM/DMARC deuten auf Probleme mit Ihrer Absenderkonfiguration hin. Codes der Klasse 4.x.x sind temporäre Serverfehler.

Das Tool ordnet die Fehlermeldung automatisch ein und zeigt an, wo die Ursache liegt und was Sie tun können.

Wenn der empfangende Server feststellt, dass Ihre Domain die Absenderprüfung nicht besteht, lehnt er die E-Mail ab. Häufige Ursachen: kein SPF-Record hinterlegt, der sendende Server fehlt im SPF-Eintrag, DKIM ist nicht konfiguriert oder die DMARC-Policy steht auf reject.

Prüfen Sie Ihre Einträge mit unserem SPF, DMARC & DKIM Check. Dort sehen Sie sofort, ob und wo die Konfiguration fehlerhaft ist.

Ein Hard Bounce ist eine endgültige Ablehnung – die E-Mail kann dauerhaft nicht zugestellt werden. Typische Ursachen: Die Empfängeradresse existiert nicht (5.1.1) oder die Domain ist ungültig. Solche Adressen sollten Sie aus Ihrem Verteiler entfernen.

Ein Soft Bounce ist ein vorübergehender Fehler – zum Beispiel ein volles Postfach (5.2.2) oder ein temporär nicht erreichbarer Server (4.x.x). Der Mailserver versucht in der Regel, die Zustellung später erneut. Tritt der Fehler wiederholt auf, sollten Sie die Ursache klären.

Diese Absender bezeichnen automatisch generierte Rückmeldungen des Mailsystems. MAILER-DAEMON und Mail Delivery Subsystem sind technische Absendernamen, unter denen Mailserver Bounce-Nachrichten versenden. Outlook und Exchange verwenden stattdessen den Begriff „Unzustellbarkeitsbericht" (Non-Delivery Report, NDR).

Inhaltlich ist es dasselbe: Der Server teilt Ihnen mit, dass eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte, und nennt den Grund. Fügen Sie den Inhalt solcher Nachrichten in unser Analysefeld ein, um den Fehler zu verstehen.

Wenn die Fehlermeldung auf einen fehlenden PTR-Record oder Reverse-DNS-Problem hinweist, ist der sendende Server nicht korrekt im DNS registriert. Der PTR-Record muss vom Hosting-Anbieter gesetzt werden – prüfen Sie den aktuellen Stand mit unserem PTR-Record Check.

Wird eine Blacklist als Grund genannt, steht die IP-Adresse Ihres Mailservers auf einer Sperrliste. Prüfen Sie die IP mit unserem E-Mail-Blacklist-Check und beantragen Sie bei der jeweiligen Liste eine Entfernung (Delisting).

Am besten fügen Sie die gesamte Fehlermeldung ein – das Tool extrahiert automatisch die relevanten Informationen. Besonders wichtig sind der SMTP-Fehlercode (z. B. 550 5.1.1), die Fehlerbeschreibung in englischer Sprache und ggf. die Diagnostic-Codes.

Wenn die Bounce-Mail sehr lang ist, reicht auch der Abschnitt mit der eigentlichen Fehlermeldung. Betreffzeilen wie „Undelivered Mail Returned to Sender" oder „Delivery Status Notification (Failure)" können Sie weglassen.

Auf eine Bounce-Mail sollten Sie nicht antworten – der Absender (z. B. MAILER-DAEMON) ist eine automatisch generierte Adresse und nimmt keine E-Mails entgegen. Erneut senden ist nur sinnvoll, wenn es sich um einen temporären Fehler handelt (Soft Bounce, 4.x.x).

Bei einem Hard Bounce (5.x.x) besteht ein dauerhaftes Problem, das erst gelöst werden muss – etwa eine falsche Adresse korrigieren oder die DNS-Konfiguration anpassen. Einfach erneut senden führt in diesem Fall zum gleichen Fehler.